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目次
見積書・納品書・請求書・領収書のテンプレートです。
1. 見積書・納品書・請求書・領収書のテンプレート
テンプレート（このファイルを編集することはできないので、ダウンロードしたりコピーを作成した上で使用してください！）
a. テンプレートの使い方
- ダウンロード or コピーを作成
- 自分にあった形でカスタマイズ
-
PDF化
- 相手に送るときはPDFにしたほうがよいです！
b. クライアントに共有する方法
以下のどれかになることが多いかと思いますが、多くの場合はメール + 電子印鑑でやりとりするのが良いとは思います。
- 対面
- 郵送
- FAX
- メール
ただオフラインで会える場合は積極的に対面であって話すとよいでしょう。
オフラインで話すメリットは以下の通り結構大きいです。
- クライアントがどういう人間性か見極められる
- 信頼関係が構築できて仕事がしやすくなる
- 今後の関係性が継続しやすくなる
これ以降は見積書・納品書・請求書・領収書の知識がない方向けになります。
2. 見積書・納品書・請求書・領収書の違い
発注を受けると基本的にこれら4つの書類を入金確認までに使用します。
- 見積書：商品やサービスの金額・納期・内訳を記載する
- 納品書：商品やサービスの納品と同時に送付する
- 請求書：商品やサービスの対価を記して送付する
- 領収書：クライアントからの入金証明として発行する
3. 見積書とは？
見積書とは、契約の前段階で提出するものです。
検討中のものについて、実際に契約をした場合にかかる費用を示します。
見積書には内訳もしっかりと記載しましょう。
その見積書に基づいて契約内容・費用について交渉を行い、合意に至れば契約という流れになります。
またあくまでも見積書は予想であるため、それに基づいて契約を行った場合でも、契約後に大幅な変更があった場合は費用の変更があっても問題はありません。
検討中のものについて、実際に契約をした場合にかかる費用を示します。
見積書には内訳もしっかりと記載しましょう。
その見積書に基づいて契約内容・費用について交渉を行い、合意に至れば契約という流れになります。
またあくまでも見積書は予想であるため、それに基づいて契約を行った場合でも、契約後に大幅な変更があった場合は費用の変更があっても問題はありません。
a. 見積書を発行すべき理由
1. 契約検討に必要な情報を共有できる・信頼性が上がる
契約内容・費用について交渉する際に、しっかりとした見積書がないと判断のしようがありません。
見積書の内容に基づいて、この項目は何か、この項目の費用がかかりすぎじゃないかなど議論をおこなっていくイメージになります。
また信頼性という点でもしっかりと見積書を発行するべきです。
見積書はビジネスマナーの基本なので、しっかり発行しましょう。
見積書の内容に基づいて、この項目は何か、この項目の費用がかかりすぎじゃないかなど議論をおこなっていくイメージになります。
また信頼性という点でもしっかりと見積書を発行するべきです。
見積書はビジネスマナーの基本なので、しっかり発行しましょう。
2. 支払いトラブルを回避する
ビジネスにおいては支払いに関するトラブルはつきものです。
見積書に内訳を明記しておくことによって、言った・言わないのトラブルを起こす可能性を低くできます。
見積書に内訳を明記しておくことによって、言った・言わないのトラブルを起こす可能性を低くできます。
b. 見積書の記載項目
- 見積りの宛先
- 見積書の発行日
- 見積り対象の商品・サービスの数量
- 見積り対象の商品・サービスの単価
- 見積り対象の商品・サービスの合計金額
- 見積り対象の商品・サービスの納期
- 見積書の有効期限
- 提出社の会社名、住所、電話番号
4. 納品書とは？
納品書とは、商品やサービスが納品された際に発行する書類のことを指します。
納品時に送付するのが通常です。
納品時に送付するのが通常です。
a. 納品書を発行すべき理由
納品書を同封することで何が納品されたのかしっかり確認することができクライアントの安心感につながります。
また、納品書の送付がすなわち依頼されていた商品やサービスの提供証明となります。
また、納品書の送付がすなわち依頼されていた商品やサービスの提供証明となります。
b. 納品書の記載項目
- 納品先の宛先
- 納品書の発行日
- 納品した商品やサービスの数量
- 納品した商品やサービスの単価
- 納品した商品やサービスの合計金額
- 納品社の会社名、住所、電話番号
5. 請求書とは？
請求書には契約内容に基づいて実施した後、実際に必要となった費用を記載します。
請求先の会社名・振込先・期日を明記した上で請求を求めるために必要となります。
請求先の会社名・振込先・期日を明記した上で請求を求めるために必要となります。
a. 見積書との違い
売上・利益の計算に役立つ
請求書を管理しておくと売上・利益の管理に役立ちます。
副業やフリーランスを始めると自分で売上・利益・経費の管理を行う必要が出てきますので、しっかりと発行したほうがよいでしょう。
また請求を送付しなければそもそも支払いが行われません。納品社が請求書を発行し相手に支払いをお願いしましょう。
副業やフリーランスを始めると自分で売上・利益・経費の管理を行う必要が出てきますので、しっかりと発行したほうがよいでしょう。
また請求を送付しなければそもそも支払いが行われません。納品社が請求書を発行し相手に支払いをお願いしましょう。
入金漏れなどに気づける
また、入金が遅れている案件にも気づきやすいです。
入金が遅れることもビジネスではたまに起きますので、請求書管理をおこなって入金漏れは起こらないようにしましょう。
入金が遅れることもビジネスではたまに起きますので、請求書管理をおこなって入金漏れは起こらないようにしましょう。
c. 請求書の記載事項
- 請求先の宛名
- 請求書の発行日
- 商品やサービスの数量
- 商品やサービスの単価
- 商品やサービスの合計金額
- 振込先
- 支払い期日
- 請求者の会社名、住所、電話番号
6. 領収書とは？
領収書は代金を受け取った際に受け取った側が発行する書類となります。提供した商品やサービスの対価として代金をしっかりと受け取ったことの証明になります。
また請求者側が支払いを行ったことを証明する役割になります。領収書発行はクライアント側に頼まれるケースもあります。
また請求者側が支払いを行ったことを証明する役割になります。領収書発行はクライアント側に頼まれるケースもあります。
a. 領収書を発行すべき理由
請求者側、支払い側双方にとって「代金を受け取ったこと」「代金を支払ったこと」の証明になる非常に重要な書類です。
入金前に間違って発行したり、金額ミスをして発行することがないように気をつけましょう。
入金前に間違って発行したり、金額ミスをして発行することがないように気をつけましょう。
b. 領収書の記載項目
- 領収書の宛名
- 領収書の発行日
- 領収金額
-
但し書き ※何の代金を受け取ったのかを明確に記入する項目
- 発行者の会社名、住所、電話番号